Checkliste für den Vertrieb
Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Faktoren, die Einfluss auf die Ausgestaltung der Strategie und der Vertriebsprozesse nehmen. Zu diesen Faktoren gehören beispielsweise die Marktbedingungen, das Angebotsportfolio, die Zielkundengruppen, der Produktlebenszyklus, das Vertriebsbudget oder die Vertriebspartnerschaften und die Unternehmenskultur. Da diese Faktoren bei jedem Unternehmen etwas anders ausfallen, kann es durchaus sein, dass vergleichbare Wettbewerber mit ähnlichen Produkten völlig unterschiedliche Vertriebskonzepte betreiben. Gemeinsam ist jedoch allen Vertriebsaktivitäten, dass sie das Ziel verfolgen, Kunden zu gewinnen, um auf diese Weise Vertriebsmargen und Umsätze zu generieren.
Die Kundengewinnung gliedert sich dabei in zwei Bereiche, nämlich zum einen in die Gewinnung von Neukunden und zum anderen in die Bindung bestehender Kunden an das Unternehmen. Um die Vertriebsziele zu erreichen, ist es durchaus sinnvoll, mit Checklisten zu arbeiten. Eine Checkliste stellt die relevanten Punkte übersichtlich und für jeden nachvollziehbar zusammen und kann Punkt für Punkt abgearbeitet werden.
Allerdings kann eine Standard-Checkliste kaum alle die Aspekte berücksichtigen, die für das jeweilige Unternehmen von Bedeutung sind. Wichtig ist daher, eine allgemeine “Checkliste Vertrieb” lediglich als Anregung oder Leitfaden zu verstehen und an die individuellen Bedingungen des Unternehmens und die spezifischen Bedingungen der Branche anzupassen.
Eine Checkliste für den Vertrieb:
Die nachfolgende stichwortartige Checkliste bezieht sich auf die Vertriebsplanung, die Ausgestaltung der Vertriebsprozesse und die Optimierung der bestehenden Vertriebsorganisation.
| Die Vertriebsplanung |
Analyse der Zielgruppenpotenziale
- Abgrenzung der relevanten Märkte für das jeweilige Produkt
- Analyse der Wettbewerbssituation auf dem Markt
- Auswertung der Informationen über die Zielgruppen
- Verwertung der Marktanalysen und Potenzialeinschätzungen für die Verkaufsargumentation
- Definition von quantitativen und qualitativen Zielen
Auswahl der Vertriebskanäle
- Kalkulation und Vergleich der Kosten der einzelnen Vertriebskanäle
- Auswertung der Kapazitäten und Ressourcen in den Vertriebskanälen
- Bewertung der Vertriebskanäle im Hinblick auf den Zugang zu den Zielkunden
- Festlegung von Maßnahmen und konkreten Aktivitäten
- Definition von Messgrößen, Kennzahlen und dem Berichtswesen
Konzept erarbeiten
- Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten definieren und festlegen
- Vertriebspartner auswählen
- Maßnahmen steuern, Umsetzung überprüfen und auswerten
| Analyse der bestehenden Vertriebsorganisation und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung |
Motivation und Qualifizierung
- Klare und eindeutige Kommunikation der Vertriebs- und der übergeordneten Unternehmensziele
- Regelmäßige Feedbacks
- Ausbildungsstand überprüfen, Weiterbildungen und Schulungen durchführen
- Für die Bearbeitung von großen Aufträgen und die Betreuung vergleichbarer Kunden Teams bilden
- Hilfsinstrumente zur Verfügung stellen, z.B. eine Anleitung für Kundenbesuche oder einen Gesprächsleitfaden für Telefonverkäufe
Vertriebskanäle vergleichen und beurteilen
- Erfahrungen und Ergebnisse der Vertriebskanäle erfassen und auswerten
- Ungenutzte oder nur wenig genutzte Vertriebskanäle überprüfen und ggf. erschließen
- Vor- und Nachteile der Vertriebskanäle definieren und auswerten
Controlling
- Instrumente zu Planung und Steuerung erfassen und mit Erfahrungen aus dem operativen Betrieb abgleichen
- Vertriebsprozesse für alle Stufen transparent machen
- Erweiterungspotenziale auswerten
- Zusätzliche Instrumente zur Umsetzung und Steuerung identifizieren (vor einer eventuellen Einführung Aufwand mit Nutzen abgleichen)
Organisationsstruktur
- Organisation mit Stellenbeschreibungen und Kompetenzen erfassen
- Änderungen der Organisation im Hinblick auf Häufigkeit erfassen und hinterfragen
- Einhaltung der Struktur, der Abläufe und der Kommunikationswege überprüfen und sicherstellen
- Erfahrungen mit der Organisation zusammentragen und auswerten
Eine Checkliste rund um die Vertriebsaktivitäten
In dieser Checkliste geht es um die konkreten Aufgaben des Vertriebs und um die Vertriebsmitarbeiter.
| Die einzelnen Schritte im Vertriebsprozess |
1. Terminvereinbarung
- Analysieren, wer am Entscheidungsprozess beteiligt ist
- Ansprache und Entwicklung der Argumentation festlegen
- Möglichkeiten schulen, wie das Interesse an einer Terminvereinbarung geweckt werden kann / Gesprächsleitfaden erstellen
- Form und Umfang von Berichten definieren
- Erfolgsquoten regelmäßig auswerten (z.B. wie viele Anrufe waren für einen Termin notwendig; wie viele Abschlüsse gab es aus den Terminen)
2. Wahrnehmen von Terminen
- Maßnahmen zur Besuchsvorbereitung definieren
- Termine dem Außendienst zuordnen und Einhaltung sicherstellen
- Leitfaden zur Gesprächsführung erstellen, Verkaufstechniken schulen, Einwandbehandlung thematisieren
- Ergebnisdokumentation festlegen
- nächste Schritte definieren
- Gesprächsverlauf und -ergebnisse sowie Kundeninformationen in Datenbank einpflegen
- Regelmäßige Auswertung der Ergebnis- und Erfolgsquoten
3. Angebot erstellen
- Muster für Angebote definieren
- Rahmenbedingungen festlegen, sowohl im Hinblick auf Bonitätsprüfung als auch hinsichtlich möglicher Rabatte und Sonderkonditionen
- Strategisch wichtige Referenzkunden identifizieren
- Kontrollfunktionen erstellen, um eine gleichbleibende Qualität der Angebote zu gewährleisten
- Zeitpläne und Zuständigkeiten für Nachverfolgung und Nachfassen der Angebote festlegen
- Erfolgsquoten pro Vertriebsmitarbeiter auswerten
4. Vertragsabschluss und Nachkaufphase
- Kundenzufriedenheit erfragen
- Kündigungen und Stornierungen erfassen und Gründe auswerten
- Auftragsbestätigung erstellen
- Zustimmung für Zusendung weiterer Angebote einholen
- Erfolge und Misserfolge regelmäßig auswerten
- Zuständigkeiten für Betreuung und Pflege von Kundenbeziehungen festlegen
- Kundenbindungsinstrumente definieren
- Maßnahmen und Zuständigkeiten für Kundenrückgewinnung festlegen
- Kundenwert aus Umsatz, Rabatten, Vertriebs- und Betreuungskosten ermitteln
| Führungsinstrumente und Mitarbeiterverträge |
- Feste und variable Vergütungselemente definieren
- Bewertungskriterien festlegen und transparent machen
- Häufigkeit von Feedbacks und Mitarbeitergesprächen bestimmen
- Interne Wettbewerbe generieren, finanzielle und nichtfinanzielle Anreizmodelle schaffen
- Schulungen, Weiterbildungsmaßnahmen und Coachings planen
- Regelmäßige Vertriebsmeetings einberufen
Weiterführende Vertriebsprozesse und Vertriebsstrategien:
Thema: Checkliste für den Vertrieb
Übersicht:
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