Organigramm Vertrieb

Organigramm Vertrieb

 

Bei einem Organigramm handelt es sich um die grafische Darstellung des Aufbaus einer Organisation. Andere übliche Bezeichnungen für ein Organigramm sind daher auch Organisationsplan, Organisationsschaubild oder Stellenplan. Aus einem Organigramm wird ersichtlich, welche organisatorischen Einheiten es gibt, wie sich deren Aufgaben verteilen, in welchen Beziehungen sie zueinander stehen und welche Kommunikationswege sie nutzen.

 

Ein Organigramm für den Vertrieb

Grundsätzlich stellt ein Organigramm die Struktur einer Organisation grafisch dar. Dabei kann es sich bei dieser Organisation um ein gesamtes Unternehmen oder um einzelne Teilbereiche, in diesem Fall den Vertrieb, handeln.

Die Zusammenhänge zwischen den jeweiligen Einheiten werden durch Kästchen, Kreise, Pfeile und Linien dargestellt.

Die Verbindungen zeigen dabei üblicherweise auf, welcher Mitarbeiter für welche Aufgaben verantwortlich ist, wer der Vorgesetzte dieses Mitarbeiters ist, welche anderen Mitarbeiter diesem Mitarbeiter untergeordnet sind und wie die Kommunikationswege zwischen den einzelnen Mitarbeitern verlaufen.  

Insgesamt vermittelt ein Organigramm einen schnellen und leicht nachvollziehbaren Überblick über die Verantwortlichkeiten und die Strukturen. Für die Mitarbeiter und das Management eines Unternehmens ist das Organigramm eine Art Landkarte, auf der sie sich orientieren können und die die Basis für die interne und die externe Kommunikation darstellt. Aber auch für die Kunden stellt das Organigramm eine Orientierungshilfe dar, beispielsweise wenn es darum geht, den richtigen Ansprechpartner zu ermitteln.

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Insofern erweist sich ein Vertrieb-Organigramm insbesondere in drei Fällen als wertvolles Hilfsmittel:

  

  • Ein neues Konzept für den Vertrieb soll eingeführt werden.Durch ein Organigramm kann in einer recht einfachen und übersichtlichen Darstellung aufgezeigt werden, wie der Vertrieb organisiert werden soll. Die Vertriebsmitarbeiter erkennen die Zusammenhänge und Funktionen, sehen, wer für welche Aufgaben zuständig ist und können die geplanten Strukturen nachvollziehen.

 

  • Eine bestehende Strategie soll überprüft oder umorganisiert werden.Das Organigramm zeigt die vorliegenden Strukturen auf. Sind Veränderungen oder Anpassungen notwendig, können diese auf Grundlage des Organigramms diskutiert und erarbeitet werden, weil sich alle Vertriebsmitarbeiter ein umfassendes Bild machen können, auch wenn sie mit einigen Aufgabenbereichen keinen direkten Kontakt haben.

 

  • Ein Kunde oder Geschäftspartner soll informiert werden.

    Auch für Kunden und Geschäftspartner kann ein Organigramm eine wertvolle Entscheidungshilfe sein. Kunden erhalten einen Überblick über die Abläufe, für Geschäftspartner oder auch Kreditgeber kann ein schlüssiges und stimmiges Konzept möglicherweise der entscheidende Anstoß für eine Zusage sein.

 

 

Anleitung für ein Organigramm für den Vertrieb

 

Im Hinblick auf die grafische Gestaltung gibt es keine allgemeingültige Anleitung, meist ist zudem firmenintern festgelegt, in welcher Form Organigramme erstellt werden müssen. In der Praxis haben sich jedoch Einlinien- und Mehrliniensysteme bewährt, wobei eine horizontale, eine vertikale und eine gemischte Darstellungsform möglich ist.

Bei einem Organigramm im Einliniensystem verlaufen die Kommunikationswege von oben nach unten, so dass die jeweils untergeordnete Stelle nur Anweisungen von der übergeordneten Stelle erhält.

 

Organigramm für den Vertrieb

 

Die Vorteile des Einliniensystems liegen darin, dass die Zuständigkeiten eindeutig aufgezeigt sind und die Organisation einem straffen Aufbau folgt. Nachteilig sind jedoch die langen Befehlswege.

 

Bei einem Organigramm im Mehrliniensystem können untergeordnete Stellen von mehreren übergeordneten Stellen Anweisungen erhalten.

 

 

Vertriebsorganigramm Konzept und Strategie

 

Vorteilhaft am Mehrliniensystem ist, dass die Informationswege deutlich kürzer sind. Allerdings kann es dazu kommen, dass sich sowohl Kompetenzen als auch Anweisungen überschneiden. 

 

Strategie und Konzept für ein Vertriebsorganigramm

 

In aller Regel ist die formale Darstellung eines Organigramms firmenintern geregelt. In den meisten Fällen werden jedoch einheitliche Symbole verwendet, die sich in der Praxis etabliert haben:

 

  • Vierecke enthalten die leitende oder die ausführende Stelle. Meist steht in einem Viereck dabei nur ein Name.
  • Haben Vierecke eine Verbindung nach unten, symbolisieren sie die Rolle des Vorgesetzten. Das bedeutet, dass die erste Ebene der zweiten Ebene übergeordnet ist, während die dritte Ebene der zweiten Ebene untergeordnet ist. 
  • Unterstützende Stellen, die sogenannten Leitungshilfestellen, werden meist in einem Kreis dargestellt und neben der Unternehmens- oder Organisationsleitung angeordnet. Um die unterstützende oder fachlich bestimmende Funktion zu verdeutlichen, erfolgt die Verbindung hier nicht mit einer durchgehenden, sondern mit einer gestrichelten Linie.
  • Pfeile können den Ablauf von Vertriebsprozessen symbolisieren oder die Richtungen der Kommunikations- und Informationswege darstellen.
  • Möglich ist außerdem, anstelle von Vierecken Kreise und Ellipsen zu verwenden. Die runden Formen sind in diesem Fall Sinnbilder für Flexibilität und mehr Offenheit.

 

 

Prinzipiell fasst ein Organigramm die Verteilung der Vertriebsaufgaben auf die jeweiligen Stellen, die hierarchischen Strukturen des Vertriebs und der Weisungsbeziehungen der Vertriebsmitarbeiter sowie die personelle Besetzung im Vertrieb zusammen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist jedoch der Detaillierungsgrad.

Das bedeutet, es muss im Einzelfall entschieden werden, ob es ausreicht, nur Mitarbeitergruppen aufzuführen oder ob jeder Vertriebsmitarbeiter explizit benannt werden muss. In ein Organigramm, das der modernen Vertriebspolitik Rechnung trägt, sind zudem auch die Kunden ausdrücklich integriert.

 

Weiterführende Vertriebsanleitungen, Beispiele und Konzepte:

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