Welche Aufgaben hat ein Einkäufer?
Mitarbeiter im Einkauf haben ein breitgefächertes und zugleich sehr spannendes Aufgabenfeld. So managen sie Risiken und die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Sie kümmern sich um juristische Fragen, wirken am Monitoring mit und sind für die Dokumentation zuständig. In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die Aufgaben eines Einkäufers!
Inhalt
Warum ist die Arbeit eines Einkäufers anspruchsvoll und für den Unternehmenserfolg wichtig?
Fehlbesetzungen im Einkauf kann sich kein Unternehmen leisten. Denn die Verhandlungspartner sind meist versierte, erfahrene und clevere Vertriebsprofis.
Aus diesem Grund sollte das Unternehmen mit einer Einkaufsabteilung aufgestellt sein, die eine klare Struktur hat, mit einer ausreichend starken Personaldecke ausgestattet ist und qualifizierte Experten in ihren Reihen zählt.
Ein kompetenter Einkäufer bringt eine fundierte Ausbildung als Basis mit. Er kennt das eigene Unternehmen bestens und weiß, wie die Beschaffungsmärkte funktionieren. Er hat die aktuellen Entwicklungen im Blick und kann seine Erfahrung ausspielen, um gute Geschäfte zu tätigen. Für den Job als Einkäufer kommt also längst nicht jeder infrage.
Von einer erfolgreichen Tätigkeit im Einkauf profitiert das Unternehmen an vielen Stellen. Das macht die Arbeit einerseits interessant, andererseits aber auch so anspruchsvoll.
Als grobe Richtlinie gilt, dass ein Einkäufer dem Unternehmen das Fünf- bis Siebenfache der Kosten einbringen sollte, die seine Stelle verursacht. Dabei wiederum zählen nicht nur erfolgreich abgeschlossene Verträge.
Stattdessen sorgt der Einkäufer auch dafür, dass die Versorgungssicherheit gegeben ist, ohne an Flexibilität einzubüßen. Außerdem versucht er, die laufenden Kosten bei gleichbleibender Qualität zu minimieren.
Welche Aufgaben hat ein Einkäufer konkret?
Natürlich ist die Beschaffung der benötigten Waren eine Kernaufgabe des Einkäufers. Er ist dafür zuständig, dass die Produkte und Materialien zur Verfügung stehen, die in der Produktion, der Produktentwicklung und allen anderen Unternehmensbereichen gebraucht werden.
Doch der eigentliche Einkauf ist nur ein Aspekt. Zu den weiteren sehr wichtigen Aufgaben gehören diese:
Koordinieren der juristischen Fragen
Sind die Verhandlungen mit dem Lieferanten abgeschlossen, muss der Auftrag in eine sachgerechte und rechtmäßige Form gebracht werden. Die juristische Seite des Einkaufs zu koordinieren, fällt in den Zuständigkeitsbereich des Einkäufers. Und dabei gibt es eine Reihe von relevanten Rechtsfragen, die der Einkäufer auf dem Schirm haben muss.
Dazu gehören unter anderem folgende:
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Welche Art von Vertrag ist in diesem Fall am besten geeignet?
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Finden die AGB des Unternehmens oder die des Lieferanten Anwendung?
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Sollen Bonus- oder Malus-Regelungen vereinbart werden?
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Schließt der Geltungsbereich des Vertragsabschlusses auch ausländische Tochtergesellschaften ein?
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Scheint es sinnvoll, eine Rahmenvereinbarung zu formulieren, die den Lieferanten längerfristig einbindet?
Dokumentieren und Monitoring
Nach der Bestellung setzt sich die Verantwortung des Einkäufers über den Vertragsabschluss hinaus bis in die Phase der Lieferung hinein fort. In aller Regel enthält ein Vertrag Vereinbarungen, die zum Beispiel die Gewährleistung regeln oder die Kündigungsfristen bestimmen.
Der Einkäufer ist dafür zuständig, die getroffenen Absprachen transparent zu dokumentieren und die betroffenen Abteilungen und internen Abnehmer rechtzeitig auf relevante Termine hinzuweisen.
Dass alle involvierten Unternehmensbereiche über neue Verträge informiert sind, ist deshalb wichtig, damit sie ebenfalls von günstigen Abschlüssen profitieren können. Das gilt für Fachabteilungen genauso wie für Tochterunternehmen.
Findet diese Nachbereitung gar nicht oder nicht sorgfältig genug statt, sind doppelte Arbeit und höhere Beschaffungskosten mögliche Folgen.
An der normalen Überwachung der Lieferungen im Tagesgeschäft ist der Einkäufer dann beteiligt, wenn die vertraglichen Vereinbarungen in größerem Umfang um Änderungen von Inhalten, Terminen, Mengen oder Preisen ergänzt werden sollen.
In diesem Fall muss der Einkäufer den sachlichen und inhaltlichen Rahmen mit den Abteilungen, für die die Lieferungen vorgesehen waren, neu definieren. Gleichzeitig gilt es, die Interessen des Unternehmens gegenüber dem Lieferanten zu wahren.
Eine schnelle und effiziente Zusammenarbeit zwischen dem Einkäufer und den Fachabteilungen im Unternehmen ist insbesondere dann wichtig, wenn bei den Lieferungen Mängel auftreten, die Qualität nachlässt oder Fragen aufkommen, die für die Haftung relevant sind.
Denn nur ein zügiges und angemessenes Eingreifen stellt sicher, dass Schäden für das eigene Unternehmen weitestgehend abgewendet werden können.
Lieferanten- und Risikomanagement
Weitere Aufgabenschwerpunkte des Einkäufers sind das Lieferanten- und das Risikomanagement. Ein hohes Liefervolumen oder eine große Abhängigkeit von zugelieferten Produkten birgt Risiken für das Unternehmen.
Um diesen Risiken entgegenzuwirken und gleichzeitig den langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen, ist ein Lieferanten- und Risikomanagement unumgänglich.
Der Einkäufer erhebt regelmäßig die wesentlichen Lieferparameter, gibt Rückmeldungen dazu und nimmt Optimierungen vor. Dazu braucht er die Kenntnisse und die Erfahrungswerte der einzelnen Fachabteilungen mit den jeweiligen Lieferanten.
Anschließend kann der Einkäufer diese Informationen bündeln, Prioritäten setzen und die Interessen des Unternehmens mit Nachdruck gegenüber den Hauptlieferanten vertreten.
Werden Abweichungen vom Soll frühzeitig erkannt und durch ein effektives Gegensteuern minimiert, ergibt sich eine Situation, von der alle Beteiligten profitieren.
Dafür muss das Unternehmen aber ausreichend Personal in der Einkaufsabteilung bereitstellen, auch wenn sich die Auswirkungen nicht direkt in den Umsätzen bemerkbar machen. Langfristig gesehen, zahlt sich die Investition jedoch aus.
Mit Blick auf die Lieferanten ist außerdem ein qualifiziertes Risikomanagement wichtig. Checklisten helfen dem Einkäufer dabei, die inhaltlichen Risiken gemeinsam mit den Fachabteilungen zu ermitteln.
Im nächsten Schritt kann der Einkäufer ausarbeiten, wie groß die Wahrscheinlichkeit ist, dass die benannten Risiken eintreten, und welche konkreten Folgen ihr Eintritt hätte. Auf diese Weise kann der Einkäufer die relevanten Handlungsfelder definieren.
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Thema: Welche Aufgaben hat ein Einkäufer?
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