Schnellüberblick: Die wichtigsten Punkte:
- Unterschied zwischen KPI und PI: KPIs messen den Fortschritt bei strategischen Unternehmenszielen und haben übergeordnete Bedeutung, während PIs operative Prozesse bewerten und steuern. Beide stehen in einem wechselseitigen Verhältnis: Verbesserungen bei PIs können KPIs positiv beeinflussen.
- Beispiele und Relevanz: Typische KPIs sind Kundenzufriedenheit, Umsatzwachstum und ROI, während PIs wie Lieferzeiten und Produktionsmengen die Prozesseffizienz bewerten. KPIs sind entscheidend für den Gesamterfolg, PIs hingegen eher für das Tagesgeschäft relevant.
- Datenquellen für Kennzahlen: Zuverlässige KPIs und PIs erfordern Daten aus internen Systemen (z. B. ERP, CRM), externen Quellen (z. B. Branchenreports) und manueller Erhebung (z. B. Kundenbefragungen), um umfassende Analysen zu ermöglichen.
Sowohl der KPI als auch der PI sind wichtige Kennzahlen, wenn es darum geht, ob ein Unternehmen seine strategischen Ziele erreichen kann.
Doch was unterscheidet die beiden Kennzahlen voneinander? Welcher Wert ist wichtiger? Und wie werden die Daten dafür erhoben?
Wir klären auf!:
Inhalt
Was bedeuten KPI und PI?
Das Kürzel KPI steht für Key Performance Indicator und beschreibt Kennzahlen, die für den Erfolg eines Unternehmens besonders kritisch sind. Aus diesem Grund gehören sie zu den Schlüsselkennzahlen.
KPIs messen die Fortschritte, die mit Blick auf die wesentlichen Unternehmensziele erreicht wurden. Sie spielen eine große Rolle bei der Planung von Maßnahmen zum Erreichen der Ziele.
PI steht für Performance Indicator. Es handelt sich um eine allgemeine Leistungskennzahl, die den Erfolg und die Qualität für einen bestimmten Prozess oder in einem Unternehmensbereich misst.
Diese Kennzahlen werden auch Prozessindikatoren oder Prozesskennzahlen genannt.
Sie überwachen und kontrollieren eine bestimmte Leistung, damit es möglich wird, bei Abweichungen einzugreifen und den weiteren Verlauf zu steuern.
Was unterscheidet den KPI vom PI und wie hängen die beiden Kennzahlen zusammen?
Der KPI und der PI unterschieden sich in ihrer Relevanz für das Erreichen der strategischen Unternehmensziele. Während KPIs als Schlüsselkennzahlen die Fortschritte bei der Zielerreichung ermitteln, bewerten PIs als spezielle Leistungskennzahlen in erster Linie operative Prozesse.
Weil KPIs also stärker auf den Unternehmenserfolg ausgerichtet sind, haben sie eine übergeordnete Bedeutung. Im Unterschied dazu bewerten und kontrollieren PIs hauptsächlich einzelne Abläufe.
Beide Kennzahlen stehen aber oft in einem wechselseitigen Verhältnis zueinander. Denn wenn die PIs auf operativer Ebene erfolgreich gemanagt werden, kann sich die Leistung bei den KPIs verbessern.
Gelingt es dem Unternehmen zum Beispiel, die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Bestellungen zu verkürzen, kann das Ergebnis eine höhere Kundenzufriedenheit sein.
Die Bearbeitungszeit ist ein operativer Prozess und damit ein PI, die Kundenzufriedenheit als übergeordnetes Ziel ein KPI.
Beispiele für KPIs
Neben der Kundenzufriedenheit sind die Wachstumsrate der Umsätze und die Rentabilität eines Unternehmens klassische KPIs. Denn diese Zahlen sind maßgeblich, um die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.
Weitere typische KPIs sind:
- Gewinnmarge, also das Verhältnis zwischen Umsatz und Gewinn
- Kundenbindung als der Prozentsatz an Kund:innen, die mehrfach kaufen
- durchschnittliche Höhe des Auftragswerts
- Akquisitionskosten, also die Kosten, die investiert werden müssen, um einen Neukunden zu gewinnen
- Return on Investment; der ROI beziffert das Verhältnis zwischen investiertem Kapital und Gewinn
KPIs berücksichtigen zunächst das ganze Unternehmen und seine strategischen Ziele. Im nächsten Schritt können die KPIs auf einzelne Unternehmensteile, Fachbereiche oder Abteilungen heruntergebrochen werden.
Allerdings muss ein direkter Bezug zu den Unternehmenszielen erhalten bleiben.
Der übergeordnete KPI „Kundenbindung“ bedeutet für den Vertrieb zum Beispiel, dass möglichst viele Bestandskunden erneut etwas kaufen. Der Vertriebs-KPI wäre in diesem Fall „Anzahl Wiederholungskäufe“.
Beispiele für PIs
Die tägliche Anzahl der Kundentermine oder die durchschnittliche Bearbeitungszeit für das Erstellen von maßgeschneiderten Angeboten sind Beispiele für PIs.
Daneben sind PIs zum Beispiel:
- Anzahl der Abschlüsse
- Lieferzeiten
- Produktionsmengen
- Aufrufe der Webseite
Solche Kennzahlen helfen dabei, die Wirtschaftlichkeit und die Qualität von Prozessen zu beurteilen und einzuordnen. Sie liefern aber keine direkten Informationen darüber, ob die strategischen Unternehmensziele erreicht werden.
Haben KPIs oder PIs die größere Bedeutung?
KPIs sind sehr wichtig, weil sie die Faktoren ins Visier nehmen, die sich insgesamt auf den Unternehmenserfolg auswirken.
Im Unterschied dazu sind PIs weniger kritisch. Weil sie sich auf die verschiedensten Aspekte eines Prozesses beziehen können, haben sie für die Bewertung des gesamten unternehmerischen Erfolgs weniger Aussagekraft.
In größeren Unternehmen sind KPIs oft mit der Gesamtstrategie und der langfristigen Planung verknüpft. PIs hingegen setzen die einzelnen Abteilungen ein, um die Abläufe im Tagesgeschäft zu überwachen.
In kleineren Unternehmen sieht die Sache etwas anders aus. Weil hier die strategischen und die operativen Ziele oft näher beieinander liegen, kommt es häufiger zu Überschneidungen zwischen den KPIs und den PIs.
Woher kommen die Daten für die Kennzahlen?
Um KPIs und PIs zuverlässig und aussagekräftig ermitteln zu können, müssen korrekte, relevante und vollständige Daten vorhanden sein. Dazu wird meist mit internen, externen und manuell erhobenen Daten gearbeitet.
Grundsätzlich ist ein Unternehmen gut beraten, Daten aus mehreren Quellen zu verwenden, um KPIs und PIs umfassend zu berechnen.
Interne Daten
In einem Unternehmen gibt es verschiedene interne Datenquellen, die für die Kennzahlen genutzt werden können:
Ein ERP-System stellt eine zentrale Datenbank für geschäftliche Prozesse bereit. Es enthält Daten wie die Umsätze, die Kosten oder die Produktionszahlen, die für KPIs relevant sind.
Ein CRM-System informiert über Kund:innen und Verkäufe. Diese Daten können für KPIs wie Kundenakquisition, Umsatzwachstum oder Kundenbindung verwendet werden.
Ein Personalmanagementsystem liefert Angaben über die Leistungen der Mitarbeiter:innen, die Fluktuationsrate und andere Daten aus dem Personalwesen.
Das Buchhaltungssystem der Finanzabteilung enthält Daten für KPIs wie Gewinnmarge, Umsatzkosten und Liquidität.
Produktionssysteme erfassen neben den Produktionsdaten oft auch Ausfallzeiten und Effizienzwerte. Diese Daten eignen sich für KPIs und PIs.
Externe Daten
Um die eigenen KPIs mit den Richtwerten der Branche zu vergleichen, kann ein Unternehmen Daten aus Branchenreports und Marktforschungen heranziehen.
Daten von staatlichen Stellen wie dem Statistischen Bundesamt, von Zentralbanken und von internationalen Organisationen können von Bedeutung sein, wenn es um Kennzahlen auf Basis von makroökonomischen Faktoren geht.
Hilfreiche Informationen zu Aspekten wie Kundenzufriedenheit oder Markenloyalität können Umfragen durch externe Dienstleister bereitstellen.
Manuelle Erhebung
Für einige KPIs und PIs ist es erforderlich, Daten direkt und händisch im Unternehmen zu erheben. Das kann zum Beispiel durch eine manuelle Prozessüberwachung oder Zeitstudien erfolgen.
Wenn es um die Zufriedenheit der Kund:innen oder die Motivation der Mitarbeiter:innen geht, erweisen sich Kunden- oder Mitarbeiterbefragungen als nützliche Datenquelle für entsprechende KPIs.
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