Stressfreier verkaufen mit dem Zeitmanagement-Haus

Stressfreier verkaufen mit dem Zeitmanagement-Haus

Vertriebsmitarbeiter sollen die vorgegebenen Ziele erreichen, Umsätze in einer bestimmten Höhe generieren, Termine wahrnehmen, Kundengespräche führen und nebenbei auch die organisatorischen Aufgaben erledigen. Außerdem sollen sie natürlich verkaufen. Kein Wunder, dass für die meisten Vertriebsmitarbeiter Hektik ein fester Bestandteil des Tagesgeschäfts ist. Und angesichts der Hektik passiert es schnell, dass viele Dinge zur gleichen Zeit begonnen, aber nur wenige davon zu Ende gebracht werden, weil sich der Vertriebler zwischendurch schlichtweg verzettelt.

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Stressfreier verkaufen mit dem Zeitmanagement-Haus

Wie aber kann es gelingen, auch in turbulenten Zeiten den Überblick nicht zu verlieren und fokussiert zu bleiben?:

Stressfreier verkaufen mit dem Zeitmanagement-Haus

Das klassische Zeitmanagement kann dabei helfen, die alltäglichen Herausforderungen besser zu meistern. Ein Ansatz dabei ist das Zeitmanagement-Haus.

Es umfasst insgesamt fünf Stockwerke und schafft dadurch eine klare Struktur, die dazu beiträgt, die verfügbare Zeit bestmöglich auszunutzen. In der Folge gestaltet sich auch das Verkaufen stressfreier.

  1. Stock: das persönliche Leitbild

Im obersten Stock des Zeitmanagement-Hauses wohnt das persönliche Leitbild, die individuelle Vision des Vertriebsmitarbeiters. Um dieses Leitbild zu definieren, sollte er folgende Fragen für sich klären:

  • Wieso verkaufe ich überhaupt?

  • Welche Grundsätze, Prinzipien und Werte sind mir wichtig, wenn ich verkaufe?

  • Welche Stärken kennzeichnen meine Arbeit als Verkäufer?

Passt die eigene Vision zum Beruf des Verkäufers, ist die Tätigkeit mehr als ein reiner Job. Vielmehr steht eine Berufung dahinter. Sie schafft eine gute Grundlage, um den Überblick zu bewahren und beim Verkaufen in einen steten Fluss zu kommen.

  1. Stock: die Ziele

Ein Stock unter dem Leitbild sind die Ziele daheim. Dabei sollte es sich aber nicht um die Ziele handeln, die der Vertriebsleiter vorgegeben hat, sondern nach Möglichkeit um selbst gesteckte Ziele.

Wichtig ist, dass sich der Vertriebsmitarbeiter seine eigenen Ziele regelmäßig in Erinnerung ruft. Andernfalls besteht die Gefahr, dass er den Sinn seiner Arbeit irgendwann nicht mehr sieht.

  1. Stock: die Aufgaben

Der zweite Stock beherbergt die Aufgaben. Optimal ist, wenn es sich bei den Aufgaben um Aktivitäten und Maßnahmen handelt, die sich aus den Zielen heraus begründen und davon ableiten. Denn auf diese Weise bleibt der Fokus gewahrt und der Vertriebsmitarbeiter kann besser Prioritäten setzen.

  1. Stock: der Zeitplan

Stehen die Aufgaben und Prioritäten fest, bietet der erste Stock die Möglichkeit, die verfügbare Zeit sinnvoll einzuteilen. Dazu schätzt der Vertriebsmitarbeiter ein, wie lange er für welche Aufgabe braucht. Anschließend kann er die einzelnen Aufgaben entsprechend auf die Arbeitstage verteilen.

Grundsätzlich sollte der Zeitplan nicht zu eng gesteckt sein. Der Vertriebsmitarbeiter sollte nie die gesamte Zeit verplanen, sondern immer Puffer lassen. Dadurch bleibt Spielraum, um flexibel auf Veränderungen reagieren und kurzfristige Entscheidungen treffen zu können.

Der erste Stock hat maßgeblichen Einfluss darauf, wie produktiv und effizient der Vertriebsmitarbeiter in seiner Arbeit ist.

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Erdgeschoss: die Ressourcen

Im Erdgeschoss sind die Ressourcen zu Hause. Sie beinhalten alles, was der Vertriebsmitarbeiter für seine Arbeit braucht und womit er arbeitet. Demnach sind seine Arbeitsmittel genauso Ressourcen wie seine Fähigkeiten und seine Energie, aber auch seine Kollegen und die Kunden.

Zeitmanagement-Haus

5 wichtige Aspekte für ein gutes Zeitmanagement

Das Zeitmanagement-Haus schafft gewissermaßen die Grundlage dafür, dass der Vertriebsmitarbeiter seine Zeit besser ausschöpfen und stressfreier verkaufen kann. Doch damit die klare Struktur und der Fokus erhalten bleiben, sollte er fünf wesentliche Aspekte beachten, wenn er durch die verschiedenen Stockwerke des Hauses geht.

  1. Die Hauptaufgaben kennen

Der Vertriebsmitarbeiter muss wissen, welche Aufgaben in einer Woche die höchste Priorität haben und welche Rolle diese Hauptaufgaben beim Erreichen der Ziele spielen.

Dadurch können die Hauptaufgaben darüber bestimmen, wie die Zeit geplant und die Ressourcen eingeteilt werden. Alle anderen Aufgaben ordnen sich dem entsprechend unter.

Für den Plan kann sich der Vertriebsmitarbeiter eine Mindmap erstellen, in der er die Aufgaben samt Zielen farbig kennzeichnet oder mit Symbolen darstellt. Eine andere Möglichkeit ist eine herkömmliche Liste, die die Aufgaben als Teilprojekte aufführt.

  1. Eine To-do-Liste erstellen

Um den Überblick zu behalten, welche Aufgaben schon erledigt sind, bietet sich eine To-do-Liste an. Darin sollte der Vertriebsmitarbeiter alle Aufgaben bündeln. Ob er die Liste als Datei erstellt, auf ein Blatt Papier schreibt oder in einem Notizbuch erfasst, bleibt seinem Geschmack überlassen.

Wichtig ist lediglich, ein Format zu wählen und darauf zu achten, dass die Liste immer auf einem aktuellen Stand ist.

Die Aufgaben auf der Liste sollte der Vertriebsmitarbeiter außerdem um die eingehenden E-Mails erweitern. Für diesen Punkt hat sich bewährt, wenn der Vertriebsmitarbeiter Nachrichten, die er in maximal drei Minuten beantworten kann, sofort erledigt.

Alle anderen Nachrichten, die mehr Zeit in Anspruch werden, werden zu einer Aufgabe auf der To-do-Liste. Diese Strategie verhindert, dass E-Mails unbemerkt zu Zeiträubern werden.

  1. Die Zeitplanung als fixen Termin festlegen

Steht die Aufgabeliste, sollte der Vertriebsmitarbeiter einen festen Termin am Ende der Woche bestimmen. An diesem Termin plant er die nächste Woche.

Auch hier geht es dann wieder darum, die wichtigsten Aufgaben zu definieren, ihre Bedeutung für die Zielerreichung zu bestimmen und auf dieser Basis die Zeit und die Ressourcen einzuteilen.

Wichtig ist, dass der Vertriebsmitarbeiter diesen Termin auf jeden Fall einhält. In Ausnahmefällen kann er zwar den Zeitpunkt verschieden, der Termin als solcher muss aber stattfinden. Dadurch ist gewährleistet, dass auch in hektischen und stressigen Wochen zumindest die Hauptaufgaben erledigt werden.

  1. Tägliche Kontrollen durchführen

Am Ende jedes Arbeitstages sollte der Vertriebsmitarbeiter überprüfen, welche Aufgaben er geschafft hat und was verschoben werden muss. In der Praxis fällt der Blick dabei vor allem auf die Dinge, die liegen geblieben sind.

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Besser ist aber, wenn der Vertriebsmitarbeiter den Fokus darauf legt, was gut gelaufen ist und was er abhaken kann.

Die positive Blickrichtung macht es möglich, das gute Gefühl als Strategie auf den kommenden Tag zu übertragen.

  1. Ressourcen sinnvoll einteilen

Multitasking mag zwar ein viel bemühtes Stichwort sein, funktioniert in der Praxis aber eher selten. Wer zu viele Dinge auf einmal beginnt, verliert schnell den Überblick und vergeudet unnötig Energie.

Besser ist, wenn der Vertriebsmitarbeiter seine Ressourcen vorausschauend einteilt und die Aufgaben, die er begonnen hat, diszipliniert zu Ende bringt.

Was am Ende eines Arbeitstages noch offen ist, sollte er umgehend auf seiner To-do-Liste vermerken und zum festgelegten Zeitpunkt abarbeiten. Übrigens gehört an dieser Stelle auch dazu, anderen gegenüber gelegentlich einmal Nein zu sagen, wenn die eigene Aufgabenliste voll ist.

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Isabella Dorant, 48 Jahre Vertriebsleiterin und Autorin, Christian Kazinski - Vertriebsbeauftragter, Martin Pocher - Vertriebsberater im Außendienst, Christian Gülcan - Gründer & Unternehmer / Erfahrung in Vertriebsmanagement für Immobilien, Kosmetik, Custombikes und Güterwagenservices, sowie Ferya Gülcan Redakteurin und Betreiberin dieser Seite, schreiben hier Wissenswertes, Anleitungen und Ratgeber zum Thema Vertrieb, Marketing und der Vermarktung von Produkten & Dienstleistungen.

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