Beispiel Provisionsabrechnung

Beispiel Provisionsabrechnung 

Im Vertrieb ist es durchaus üblich, dass die Vertriebsmitarbeiter komplett oder anteilig auf Provisionsbasis arbeiten. Doch wie sieht so eine Provisionsabrechnung eigentlich aus?

 

Grundsätzliches zur Provision

Eine Provision ist eine Vergütung, die ein Dritter dafür erhält, dass er ein Geschäft zwischen zwei anderen Geschäftspartnern vermittelt hat. Hat ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise ein Produkt verkauft, kommt ein Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Kunden zustande. Der Vertriebsmitarbeiter bekommt dafür eine Provision.

Oft handelt es sich bei dieser Provision um eine Umsatzprovision, also einen bestimmten Anteil der Summe, die der Kunde für das Produkt an das Unternehmen bezahlt.

Im Zusammenhang mit Provisionen werden verschiedene Arten voneinander unterschieden. Die beiden wichtigsten Formen sind die Abschluss- und die Bestandsprovision:

·         Eine Abschlussprovision wird im Regelfall einmalig für den Abschluss eines Vertrags bezahlt. Ihre Höhe richtet sich meist nach der Summe, mit der der Vertrag bewertet wird. Die Bewertungssumme wiederum kann der Vertragssumme entsprechen, je nach Produkt aber auch durch eine Formel berechnet werden, die Faktoren wie die Vertragslaufzeit, die Zahldauer und die Zahlweise berücksichtigt. Üblich ist, die Abschlussprovision direkt bei Vertragsabschluss auszuzahlen. Grundsätzlich ist aber auch eine spätere Auszahlung oder eine gestaffelte Auszahlung in Raten möglich.

·         Eine Bestandsprovision wird für die Betreuung von Bestandskunden bezahlt. Meist beläuft sich diese Provision, die auch Folgeprovision genannt wird, auf einen bestimmten Prozentsatz der Umsätze, die der Kunde getätigt hat. Ausgezahlt wird die Bestandsprovision beispielsweise einmal pro Jahr. 

 

Provisionen im Vertrieb

Im Vertrieb ist eine Entlohnung auf Provisionsbasis weit verbreitet. Dabei kann die Vergütung in zwei Varianten umgesetzt werden, nämlich mit und ohne Fixlohn. Im ersten Fall bekommt der Vertriebsmitarbeiter ein Grundgehalt, zu dem je nach generierten Umsätzen entsprechende Provisionen dazukommen. Im zweiten Fall arbeitet der Vertriebsmitarbeiter ausschließlich auf Provisionsbasis. Sein Einkommen hängt dann also davon ab, ob und wie viel er verkauft.

 

Die Provisionsvereinbarung

Die Provisionsvereinbarung legt fest, wie hoch die Provision ist, die der jeweilige Vertriebsmitarbeiter für jedes Produkt und jede Abschlussart erhält. Dabei sind die meisten Provisionssysteme hierarchisch aufgebaut. Dadurch kommt es zu sogenannten Differenzprovisionen, durch die mehrere Mitglieder des Vertriebsteams an den Umsätzen beteiligt sind. Der Vertriebsmitarbeiter bekommt so nicht nur Provisionen für die Umsätze, die er selbst generiert hat. Stattdessen ist er auch an den Umsätzen beteiligt, die Mitglieder seines Vertriebsteams erzielt haben.

Die Höhe hier hängt von der Hierarchieebene ab. Teammitglieder, die direkt unter einem Vertriebsmitarbeiter A tätig sind, bilden die erste Ebene oder Stufe. Haben die Teammitglieder wiederum eigene Mitarbeiter, sind diese Mitarbeiter die zweite Stufe oder Ebene.

An ihren Umsätzen ist Vertriebsmitarbeiter A ebenfalls beteiligt, allerdings mit einem anderen Prozentssatz. Üblich ist außerdem, bestimmte Kriterien festzulegen, wann ein Vertriebsmitarbeiter eine höhere Karrierestufe erreicht. Diese Karrierestufe regelt dann wieder den Prozentsatz, mit dem der Vertriebsmitarbeiter an Umsätzen beteiligt ist.

 

Die Provisionsabrechnung

Die Provisionsabrechnung ist mit dem vergleichbar, was Arbeitnehmer als Gehaltsabrechnung oder Einkommensnachweis kennen. Auf der Provisionsabrechnung ist aufgeführt, welcher Betrag an den Vertriebsmitarbeiter ausgezahlt wird und wie dieser Auszahlungsbetrag zustande kommt. Oft ist eine Provisionsabrechnung dabei dreigeteilt:

1.       Den ersten Teil bildet das Deckblatt. Hier sind grundlegende Daten wie die persönlichen Daten des Vertriebsmitarbeiters, der Abrechnungszeitraum und das Datum der Auszahlung angegeben. Außerdem steht hier der Auszahlungsbetrag, aufgeschlüsselt in die einzelnen Positionen.

2.       Den zweiten Teil bildet eine Übersicht, die die Posten, die für die Provisionsabrechnung relevant sind, detailliert auflistet. Dabei werden hier zum einen die Umsätze aufgeführt, die der Vertriebsmitarbeiter selbst geniert hat, und zum anderen die Umsätze, an denen er beteiligt ist. Hat der Vertriebsmitarbeiter Rabatte gewährt oder Eigenbestellungen getätigt, die sich auf den Auszahlungsbetrag auswirken, werden sie ebenfalls aufgeschlüsselt. Die Summe aller Posten dieser Übersicht ergibt den Auszahlungsbetrag.

3.       Den dritten Teil bildet eine Übersicht, die alle Verträge und Verkäufe innerhalb des Abrechnungszeitraums aufführt. Hierzu zählen insbesondere die Posten, die noch nicht in die aktuelle Abrechnung einfließen, sondern erst zu einem späteren Zeitpunkt vergütet werden.  

Die Provisionsabrechnung wird in aller Regel monatlich erstellt. Ein Abrechnungszeitraum muss aber nicht zwangsläufig am Ersten des Monats beginnen und am Letzten dieses Monats enden. Stattdessen endet ein Abrechnungszeitraum oft um den 25. eines Monats. Dadurch ist sichergestellt, dass der Vertriebsmitarbeiter die Provisionszahlung pünktlich zum Beginn des Folgemonats auf seinem Konto hat.

 

Beispiel für das Deckblatt einer Provisionsabrechnung

Je nach Unternehmen sieht eine Provisionsabrechnung natürlich etwas anders aus. Zur Veranschaulichung hier aber ein Muster für ein Deckblatt in einer einfachen Version:

 

Vertriebsmitarbeiter                 Datum (Erstelldatum der Abrechnung)

Anschrift                                      Nummer des Vertriebsmitarbeiters

                                                       USt-ID-Nr. des Vertriebsmitarbeiters

 

 

Provisionsabrechnung für den Zeitraum …

 

Provision für Eigenumsätze (Prozentsatz)
Provision für Umsätze 1. Ebene (Prozentsatz)
Provision für Umsätze 2. Ebene (Prozentsatz)
abzüglich Rabatte/Eigenbestellungen

 

Gesamtbetrag netto
zuzüglich Umsatzteuer
Auszahlungsbetrag

 

Der Auszahlungsbetrag wird in den kommenden Tagen an das Bankkonto (IBAN …) überwiesen. Die Abrechnung gilt als anerkannt, wenn ihr in den kommenden 21 Tagen nicht widersprochen wird.

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