Tipps zur optimalen Kalkulation der Vertriebskosten
Als Vertriebskosten werden alle die Kosten bezeichnet, die im Zusammenhang mit dem Vertrieb eines Produktes oder einer Dienstleistung entstehen. Hierzu gehören beispielsweise Verpackungs- und Transportkosten oder Provisionen und Personalkosten. Für einen erfolgreichen Vertrieb ist wichtig, dass nicht nur die Vertriebsabläufe und Vertriebsprozesse geplant, gesteuert und kontrolliert werden, sondern dass auch eine sinnvolle und realistische Kalkulation, Überwachung und Optimierung der Vertriebskosten erfolgt.
Das Ziel liegt dabei allgemein darin, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Vertriebskosten und den möglichen Umsätzen herzustellen. Ausgewogen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Vertriebskosten pro Kunde nicht höher sein dürfen als der Umsatz, der durch den Verkauf des jeweiligen Produktes an den Kunden erzielt werden kann. Hier die wichtigsten Infos und Tipps zur optimalen Kalkulation der Vertriebskosten in der Übersicht.
Grundlegendes zu Vertriebskosten
Die Vertriebskosten, die auch als Verkaufs- oder Distributionskosten bezeichnet werden, beziffern alle die Kosten, die im Vertriebsbereich anfallen, angefangen bei Personalkosten und Provisionen über Frachten, Verpackungskosten und Rollgeld bis hin zu Werbeausgaben, Messe- und Reisekosten.
Dabei wird zwischen den Sondereinzelkosten des Vertriebs und den Vertriebsgemeinkosten unterschieden:
- Vertriebssonderkosten sind Kosten, die als gesonderte Einzelkosten pro Auftrag erfasst werden können. Hierzu gehören Kostenfaktoren wie beispielsweise Provisionen, Frachten, Zölle, Verpackungskosten oder Verkaufslizenzen im Zusammenhang mit einem Produkt, einer Dienstleistung oder einem Auftrag.
- Vertriebsgemeinkosten sind Kosten, die im Zusammenhang mit dem Vertrieb entstehen, aber nicht unmittelbar auftragsweise erfasst oder einem bestimmten Kostenträger zugeordnet werden können. In die Gruppe der Vertriebsgemeinkosten fallen beispielsweise die Löhne und Gehälter der Vertriebsmitarbeiter, die Raumkosten, die allgemeinen Verpackungs- und Portokosten oder Ausgaben für nicht produktspezifische Werbemaßnahmen. Die Vertriebsgemeinkosten werden in den jeweiligen Vertriebskostenstellen erfasst und den Herstellkosten der Produkte oder Dienstleistungen im Rahmen der Vollkostenrechnung prozentual hinzugerechnet.
Aus wirtschaftlicher Sicht beziffern die Vertriebskosten somit die Kosten, die die Warenverteilung verursacht, wobei die Vertriebskosten in diesem Zusammenhang in akquisitorische und physische Vertriebskosten eingeteilt werden.
- Die akquisitorischen Vertriebskosten entstehen im Rahmen der Neukundengewinnung und der Kundenbindung. Das bedeutet, die akquisitorischen Vertriebskosten resultieren daraus, dass Absatzwege und Vertriebskanäle eingerichtet und genutzt sowie vertriebliche Maßnahmen und Aktivitäten umgesetzt werden, um Kundenkontakte herzustellen und zu pflegen, Aufträge zu erzielen und Umsätze zu generieren.
- Die physischen Vertriebskosten erfassen die Bereitstellungskosten und die Kosten, die auf dem Weg des Produktes vom Unternehmen zum Kunden anfallen. Hierzu gehören beispielsweise Transport-, Lagerungs-, Verpackungs- und Umschlagskosten sowie sämtliche Kosten für logistische Vorgänge und Einrichtungen.
Die Vertriebskostenrechnung
Die Vertriebskostenrechnung erfasst die Sondereinzel- und die Gemeinkosten des Vertriebs, wobei sie die Kosten üblicherweise einzelnen Absatzsegmenten zuordnet. Als Absatzsegmente sind Größen wie beispielsweise Zielgruppen, Vertriebsgebiete, Produktgruppen oder Vertriebskanäle möglich.
Meist wird die Vertriebskostenrechnung mithilfe von Softwaresystemen erstellt, die die Kosten- und Erlösrechnung datenbankorientiert aufbauen, wobei eine Mehrfachzuordnung der Vertriebskosten erfolgt. Das heißt, im Zuge der Vertriebskostenrechnung werden die Vertriebskosten eines Produktes oder einer Dienstleistung im Hinblick auf beispielsweise die Zielkundengruppe, den Absatzmarkt und den genutzten Vertriebskanal erfasst.
Die absatzsegmentorientierte Vertriebskostenrechnung kennt dabei drei wesentliche Grundformen:
- Die Absatzsegmentrechnung auf Vollkostenbasis ist eine Nettoerfolgsrechnung. Nachteilig hierbei ist, dass nur bedingt Kerngrößen für die Verteilung der Gemeinkosten ermittelt werden können.
- Die Absatzsegmentrechnung auf Teilkostenbasis wird meist als Deckungsbeitragsrechnung erstellt. Minuspunkt hierbei ist, dass es eine Vielzahl von Kosten gibt, die den Absatzsegmenten nicht direkt zugeordnet werden können und die Ergebnisse daher nur bedingt aussagekräftig sind.
- Die mehrstufige oder mehrdimensionale Absatzsegmentrechnung arbeitet mit unterschiedlichen Bezugsgrößen in mehreren Stufen. Durch die Kombination der stufenorientierten Bezugsgrößen ergeben sich mehrdimensionale Vertriebskostenrechnungen, die beispielsweise die Kosten in einem Vertriebsgebiet nach Kundengruppen, Produktgruppen, Auftragsgrößen und Vertriebskanälen unterscheiden.
Die Kalkulation der Vertriebskosten
Die Hauptaufgabe des Vertriebs besteht darin, Umsätze zu erwirtschaften. Damit erklärt sich auch, weshalb sich die Kostenkalkulationen und die Vergütungssysteme der Vertriebsmitarbeiter in den meisten Fällen vorrangig auf das Umsatzvolumen beziehen. Allerdings sollten die Vertriebsziele nicht nur Absatzzahlen im Sinne von verkauften Stückzahlen berücksichtigen, denn diese liefern nur bedingt aussagekräftige Ergebnisse.
So kann es zwar durchaus sein, dass der Vertrieb so viele Produkte verkauft wie vorgegeben, wenn aber die eingeräumten Rabatte und Sonderkonditionen sowie die Kosten für die Nutzung der unterschiedlichen Vertriebskanäle abgezogen werden, stimmen die erzielten Umsätze mit den Umsatzvorgaben nicht mehr überein. Ein wichtiger Faktor bei der Kalkulation der Vertriebskosten sind daher die tatsächlichen Kosten pro Kunde. Diese Kosten ergeben sich aus unterschiedlichen Faktoren.
Neben den Provisionen für die Verkäufer und den Kosten für die Einrichtung und Nutzung von unterschiedlichen Vertriebskanälen gehören hierzu beispielsweise auch die Kosten für Rückläufer, für Werbematerialien, für die Information und Kommunikation mit Kunden, für Kundenbindungsinstrumente, für Schulungen, für die vertriebliche Betreuung oder für das Beschwerdemanagement.
Sinnvoll dabei ist, zwischen Neu- und Bestandskunden zu unterscheiden. Neukunden sind Kunden, die während eines bestimmten Zeitraumes zum ersten Mal einen Einkauf tätigen oder einen Auftrag erteilen, Bestandskunden sind Kunden, mit denen es wiederholt oder mehrfach zu Geschäftsabschlüssen kommt. Im Zuge der Vertriebskostenkalkulation werden den Neukunden die akquisitorischen Vertriebskosten zugeordnet, den Bestandkunden hingegen die Kosten für Kundenbindungsinstrumente und das Beschwerdemanagement.
Weiterführende Anleitungen und Ratgeber für den Vertrieb:
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