Vertriebsaußendienst und Handelsvertreter: Tipps für ein professionelles Home-Office
Viele Mitarbeiter im Vertriebsaußendienst erledigen einen Teil ihrer täglichen Arbeit vom Home-Office aus. Wegen jeder Kleinigkeit in die Firma zu fahren, lohnt sich oft schlichtweg nicht. Zudem ist es in vielen Fällen auch gar nicht notwendig, denn über Telefon, Handy und Computer lassen sich alle wichtigen Daten und Informationen schnell und zuverlässig austauschen.
In regelmäßigen Meetings können die erzielten Ergebnisse dann besprochen, ausgewertet und das weitere Vorgehen abgestimmt werden. Auch für Handelsvertreter ist das Heimbüro eine praktische und effektive Lösung. Damit die Arbeit von zu Hause aus genauso gut und zuverlässig funktioniert wie in den firmeneigenen Büroräumen, ist es aber wichtig, ein paar Grundregeln zu befolgen.
Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Tipps für ein professionelles Home-Office zusammen:
Tipp 1: Ein echtes Home-Office einrichten.
Grundsätzlich sollte das Home-Office ein eigenständiges Arbeitszimmer sein. Dafür gibt es mehrere Gründe. So setzt professionelles Arbeiten zunächst einmal einen funktionalen Arbeitsplatz voraus. Das notwendige technische Equipment muss vorhanden und die benötigten Unterlagen, Musterprodukte und anderen Hilfsmittel müssen schnell zur Hand sein.
Es ist kaum möglich, effektiv zu arbeiten, wenn der Arbeitsplatz jedes Mal erst neu eingerichtet und alle benötigten Materialien zusammengesucht werden müssen. Ein Arbeitszimmer, bei dem die Tür geschlossen werden kann, bietet zudem den Vorteil, dass ein ungestörtes Arbeiten möglich wird. Hinzu kommt, dass gerade sensible Daten und Infos wie beispielsweise die Namen und Bestellungen von Kunden sicher aufbewahrt werden können.
Nicht zu vergessen ist aber noch ein weiterer Aspekt:
Ein eigenständiges, abschließbares Arbeitszimmer ermöglicht, eine klare Grenze zwischen Beruf und Freizeit zu ziehen. Ist der Arbeitsplatz hingegen permanent im Blickfeld, fällt es vielen sehr schwer, am Abend oder am Wochenende abzuschalten. Besteht keine Möglichkeit, ein separates Arbeitszimmer einzurichten, bieten sich ein schließbarer Computerschrank, ein Sekretär oder eine Arbeitsecke mit Paravent oder Vorhang als alternative Lösungen an.
Tipp 2: Für ein professionelles Arbeitsumfeld sorgen.
Ein effektives Home-Office setzt nicht nur einen professionell eingerichteten Arbeitsplatz voraus, sondern auch das Umfeld muss stimmen. Wenn ein Kunde anruft, sollte er keinen Unterschied dazwischen feststellen können, ob der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter gerade in seinem Home-Office oder im Büro im Firmengebäude sitzt.
Zudem erweckt es nicht nur einen unprofessionellen Eindruck, wenn während des Telefonats ständig jemand ins Zimmer platzt, die Kids im Hintergrund schreiend durchs Haus toben oder der Hund das Klingeln an der Haustür mit lautem Gebell quittiert. Stattdessen lenkt eine solche Geräuschkulisse auch den Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter ab. Ein Home-Office kann somit nur dann professionell betrieben werden, wenn die Familie mitspielt und während der Arbeitszeiten Rücksicht nimmt.
Zu einem professionellen Umfeld gehört übrigens auch eine eigene Telefonnummer. Diese Bürorufnummer ist nur für Kunden und Geschäftspartner gedacht, während private Telefonate über die private Familientelefonnummer laufen. Sollte es nicht möglich sein, eine eigene Rufnummer fürs Home-Office einzurichten, sollte eine Art Telefonschulung für die Familienmitglieder durchgeführt werden.
So ist sichergestellt, dass Kundentelefonate freundlich entgegengenommen und Nachrichten vollständig notiert werden, wenn der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter außer Haus ist. Die meisten Kunden haben überhaupt kein Problem damit, wenn der Ehepartner oder ein Kind ihren Anruf entgegennimmt. Allerdings dürften die wenigsten Kunden Verständnis dafür haben, dass ihre Nachricht nicht weitergeleitet und ihr Anliegen folglich nicht bearbeitet wird.
Tipp 3: Bürozeiten festlegen und einhalten.
Vielen fällt es schwer, die Arbeit ruhen zu lassen, wenn sich das Büro im Haus befindet. Statt das Arbeitszimmer zu schließen und den Feierabend oder das Wochenende zu genießen, werden doch noch schnell Kundendaten eingetragen, Aufträge kontrolliert oder die Termine für die nächsten Tage geplant. Andersherum gibt es Heimarbeiter, die ihre Arbeitszeiten etwas zu locker angehen.
So beginnt die Büroarbeit an einigen Tagen vielleicht etwas später, an anderen Tagen wird womöglich früher Feierabend gemacht und die fehlende Zeit wird dann beispielsweise am Wochenende nachgeholt. Ein effektives und professionelles Arbeiten setzt aber eine gewisse Konstanz voraus.
Deshalb empfiehlt es sich, klare Arbeitszeiten festzulegen und diese dann auch konsequent einzuhalten. So sollte der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter für sich bestimmen, wann er morgens beginnt und wann er Feierabend macht. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass er innerhalb seiner Bürozeiten genug Arbeit bewältigen kann. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass irgendwann auch einmal Freizeit angesagt ist.
Tipp 4: Privat und beruflich klar voneinander trennen.
Natürlich ist es verlockend, nebenher die Waschmaschine einzuschalten, das Mittagessen vorzubereiten oder mal eben den Rasen zu mähen, wenn im Büro weniger zu tun ist. Als Grundregel gilt aber, dass Arbeitszeit nun einmal Arbeitszeit ist und bleibt.
Hausarbeiten und private Angelegenheiten muss der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter genauso vor oder nach Feierabend erledigen wie alle anderen Berufstätigen auch. Würde er nicht im Home-Office, sondern im Büro am Firmensitz arbeiten, könnte er schließlich auch nicht irgendetwas anderes machen, nur weil es vielleicht gerade ein bisschen ruhiger ist oder kein Kundentermin ansteht, der vorbereitet werden muss.
In der Praxis hat es sich übrigens bewährt, ein passendes Outfit zu wählen. Zieht sich der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter so an, wie er sich auch für einen Kundenbesuch oder ein Meeting in der Firma anzieht, wird er automatisch professioneller arbeiten. Setzt er sich hingegen im Jogging- oder Hausanzug in sein Home-Office, wird es ihm schwerer fallen, die notwendige Ernsthaftigkeit an den Tag zu legen.
Tipp 5: Daten ordentlich archivieren und regelmäßig sichern.
Arbeitet der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter nicht über den Firmenserver, sondern auf seinem eigenen Computer, ist er selbst dafür verantwortlich, dass die Daten gesichert und archiviert werden. Am einfachsten funktioniert das, indem der Heimarbeiter alle Daten und Unterlagen digitalisiert und mindestens einmal pro Woche auf einer externen Festplatte oder einem Stick ablegt.
So ist sichergestellt, dass keine Daten und Infos verloren gehen, falls der Rechner ausfällt. Nebenbei entsteht ein übersichtliches Archiv, in dem benötigte Daten schnell und einfach aufgefunden und abgerufen werden können. Entfernt der Heimarbeiter Daten von abgeschlossenen Aufträgen und andere aktuell nicht mehr benötigte Dateien regelmäßig von seinem Rechner, sammelt sich hier außerdem kein unnötiger Datenballast an.
Extra-Tipp: Das Home-Office von der Steuer absetzen.
Wenn das Home-Office der zentrale Arbeitsplatz ist, kann der Vertriebsaußendienstmitarbeiter oder Handelsvertreter sein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Voraussetzung dafür ist aber, dass es sich beim Home-Office um einen eigenständigen, in sich geschlossenen Büroraum handelt, der wirklich nur zu beruflichen Zwecken genutzt wird.
Außerdem darf es am Firmensitz keinen festen Arbeitsplatz geben. Hat der Vertriebsmitarbeiter oder Handelsvertreter auch in den Räumen seines Arbeitgebers einen Schreibtisch, kann er sein Home-Office nämlich nicht mehr von der Steuer absetzen.
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Thema: Handelsvertreter – Tipps für ein professionelles Home-Office
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